Organisation de voeux avec traiteur : Etude de cas

L’organisation de grand événements tels que les voeux (à la population, au personnel, de nouvelle année …) pose de nombreuses questions en particulier concernant le traiteur: comment choisir un prestataire ? comment établir le menu ? Comment organiser l’espace ? …

Pour tenter d’y voir plus clair, voici l’exemple d’une cérémonie de voeux à la population et au personnel organisée par la mairie de Saint-Quentin-en-Yvelines. Hélianthème a été sélectionnée en tant que traiteur pour cette cérémonie qui a compté 350 convives pour le cocktail déjeunatoire (midi : voeux au personnel), et 1300 invités pour le cocktail dînatoire (soirée : voeux à la population).

 

Choisir un traiteur pour des voeux

 

Choisir un traiteur pour des voeux

Si vous êtes en charge de la sélection des prestataires, plusieurs solutions s’offrent à vous; vous pouvez demander à plusieurs prestataires des devis et choisir celui qui vous semble le plus intéressant.

Vous pouvez également passer par un appel d’offres ouvert à toutes les entreprises désireuses d’y répondre. C’est ce qui s’est passé pour la cérémonie de Saint-Quentin-en-Yvelines.

Une fois une première sélection établie, vous pouvez procéder à une dégustation et à un entretien avec 2 ou 3 prestataires qui vous permettront de préciser le déroulé en fonction des différents commentaires.

Attention: dans les deux cas il faut mettre en place le programme pour recevoir une offre. N’hésitez pas à demander conseil à des traiteurs qui ont déjà réalisé ce genre d’événements.

Organisation de l’espace pour grande réception

 

Salle pour les voeux de Saint-Quentin-en-Yvelines

 

Cocktail ou buffet ?

Il est évident qu’à la vue de cet espace et du nombre de convives, un buffet est impossible, et je ne parle même pas d’un repas à l’assiette. La solution d’un cocktail déjeunatoire / dînatoire permet à tous les invités de manger debout, de circuler librement et donc de discuter avec les autres convives.

Si la différence entre un cocktail et un buffet n’est pas encore très claire je vous renvoie vers cet article.

Attention, cette précision est indispensable à votre traiteur, en effet le type de nourriture préparée pour un buffet ou un cocktail est totalement différent.

Des voeux sous forme de cocktail

Un grand nombre d’invités signifie un grand nombre de tables de buffet. Pour cette prestation, nous avions également un certain nombre d’animations souhaitées :

  • Animation Burger
  • Animation jambon Serrano à la découpe
  • Animation foie gras
  • Animation crêpes
  • Animation fontaine de chocolat & guimauves maison
  • Candy bar : pièces sucrées & chocolatées

A cela s’ajoute différents buffets répartis tout autour de l’espace laissant aux convives la possibilité d’évoluer sur dans l’espace central. Une dizaine de mange-debout étaient également à disposition, permettant de poser verres et assiettes si nécessaire.

 

Buffet boissons traiteur voeux

 

Comme vous pouvez le voir, la scène pour le discours occupe le seul côté qui n’a pas de table de buffet. A l’opposé de cette scène, disposer des pièces cocktail aura pour avantage de répartir vos convives sur la totalité de l’espace de réception et éviter ainsi un attroupement autour de quelques tables, bloquant ainsi l’accès.

La répartition des tables de buffet sur tout l’espace permet donc à chaque invité de se réapprovisionner rapidement, évitant les frustrations et créant ainsi une ambiance de réception bien plus détendue et agréable.

Une grand cérémonie en images

La totalité de l’espace est occupé, ce qui est exactement la difficulté, et donc le but recherché.

Votre traiteur pour les voeux

Pour voir une prestation type, rendez-vous dans notre catégorie cocktails événementiels.

Hélianthème organise vos grandes réceptions et bénéficie de nombreuses expériences autant dans la partie culinaire qu’organisationnelle. N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande de devis ou de conseil pour la mise au point de votre événement.

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